O que você faz quando recebe um novo paciente no consultório? Como realiza a coleta de dados do paciente? Onde armazena e como trabalha com esses dados? Se nunca parou para pensar na importância de organizar as informações, precisa refletir sobre isso.

Para que os dados sejam transformados em informações úteis a sua prática clínica, é preciso gastar um tempo e energia na organização. Isso facilitará muito a análise descritiva que você pode inferir sobre seu paciente e otimizar seu trabalho tornando-o mais personalizado.

A partir disso, você pode inclusive criar um canal de comunicação mais eficiente para divulgar novos serviços ou materiais que considerar úteis, construindo um bom relacionamento com seu público. Acompanhe este post e esclareça as 5 principais dúvidas que cercam o assunto.

1. O que não pode faltar no cadastro? 

Com o perdão do trocadilho, você não deve deixar seu paciente impaciente. Portanto, nada de elaborar um formulário enorme com diversas perguntas gerando dados que nunca serão usados. Foque apenas nas informações que serão úteis para você.

Dados de contato e documentos pessoais são frequentemente usados em processos burocráticos e não devem ficar de fora do cadastro. Por isso, não deixe de coletar dados socioeconômicos como:

  • nome completo; 
  • endereço; 
  • telefone/whats app; 
  • data de nascimento;
  • RG e CPF;
  • plano de saúde;
  • e-mail.

Além disso, você deve incluir informações relevantes para o atendimento, tais como as avaliações clínicas e nutricionais, análise de exames bioquímicos, os planos alimentares que foram elaborados e outros dados que julgar relevante, avaliações psicológicas sobre o que a alimentação representa na vida da pessoa. É possível criar lembretes para destacar algumas informações, tais como alergias alimentares e doenças preexistentes.

2. Atualização constante do cadastro 

Para evitar a perda de dados e favorecer a utilização desses dados de forma mais otimizada, invista em plataforma de cadastros online, são práticas e flexíveis, além de permitirem a atualização dos dados pelo próprio paciente.

A razão pela qual o cadastro deve estar sempre atualizado são as vantagens de personalização e divulgação dos seus serviços.

Personalização

Personalizar um cadastro inclui informações que a princípio não parecem ter sentido para um atendimento nutricional. Perguntas como: “qual time torce ?”, “estilo musical preferido ?”, “nas horas livres, o que mais gosta de fazer ?”, são bem úteis para cativar seu paciente se souber aproveita-las.

Para a personalização do cadastro também é importante que a cada visita do paciente ao seu consultório, o cadastro seja atualizado por você. Lembre-se de consultar o histórico do acompanhamento e as informações que você colocou em destaque. Dessa forma, você evita repetir perguntas que já foram feitas e deixa transparecer sua preocupação com o bem-estar do paciente.

Divulgação

O e-mail um excelente canal para oferecer novos produtos ou serviços. Com base nas informações do cadastro, você pode:

  • direcionar conteúdos que sejam realmente relevantes para o seu paciente;
  • mandar mensagens em datas importantes;
  • enviar lembretes com a data e horário da próxima consulta.

Outro ótimo canal para contatar seu paciente é o WhatsApp. Para garantir que as mensagens cheguem a quem realmente importa, não deixe de atualizar o número do telefone celular sempre que necessário.

Se você não é do tipo que gosta de misturar o what app pessoal com o trabalho, crie um número para isso estabelecendo horários e dias para a responder as dúvidas dos seus pacientes. Além do whats app, existem softwares que oferecem serviços que facilitam não só a comunicação entre você e seu paciente, como também ferramentas utilizadas no atendimento nutricional, tais como: recordatório alimentar, plano alimentar, diário de sentimentos em relação ao comer, controle de exercícios físicos, entre outros. 

3. Como usar o cadastro de pacientes a seu favor?

A essa altura, você já deve ter percebido como é importante ter um cadastro bem estruturado. Veja como aproveitar melhor as informações coletadas!

Conhecer seus pacientes

Além de saber mais detalhes sobre cada um dos seus pacientes, você pode usar as informações do cadastro para descobrir quem é o seu público e que tipos de serviço são procurados com maior frequência.

Você atende em um bairro repleto de boas escolas, mas seu consultório é procurado principalmente por adultos sem filhos? Talvez seja a hora de investir em ações para atrair a atenção dos pais e conquistar pacientes mais jovens, como crianças e adolescentes.

Organizar a rotina

Ainda hoje em dia, diversos profissionais usam fichas em papel para armazenarem os dados dos pacientes. Além do volume ocupado pelo arquivo, outro problema que acontece com frequência é a perda dos documentos.

Assim, ter as informações em planilhas eletrônicas ou usar softwares para organizar e integrar os dados facilita muito o dia a dia do consultório, seja na hora de prestar o atendimento, seja mesmo ao montar a agenda da semana.

Relacionar-se com os pacientes

Uma boa estratégia para fidelizar os pacientes é não se limitar apenas ao atendimento no consultório. Chegou o momento de fazer uma revisão do plano alimentar, mas o paciente não agendou uma consulta? Por que não enviar um lembrete para alertá-lo?

Se você tem uma homepage ou perfil nas redes sociais, aproveite para divulgar entre seus pacientes. Além disso, crie e-mails informativos (newsletters) com informações que sejam úteis para o seu público. Veja alguns exemplos:

  • esclarecer os principais questionamentos sobre as dietas da moda e tendências nutricionais;
  • divulgar os benefícios de determinado nutriente;
  • falar da importância de uma alimentação saudável;
  • mostrar a relação entre as escolhas alimentares e a saúde.

4. Como conseguir novos cadastros?

Atrair novos pacientes é muito importante para manter a saúde financeira do negócio. O maior segredo para atingir esse objetivo é oferecer um ótimo atendimento, o que também é um ponto-chave para a fidelização. Afinal, a satisfação gera recomendações, não é mesmo?

Outra boa forma de expandir sua lista de cadastros é investindo nas redes sociais. Dessa forma, você estreita o relacionamento com o público, seja com aqueles que já são seus pacientes, seja com novos interessados em seus serviços. 

Os canais no YouTube e os perfis no Facebook e Instagram são ótimos veículos para divulgar seu trabalho e captar novos pacientes. No entanto, para que tudo saia conforme o planejado, é preciso investir em uma boa estratégia de marketing digital.

Além de marcar presença no ambiente virtual, que tal agir também nas mídias tradicionais? Conceder entrevistas para jornais e revistas é uma maneira de aparecer no mercado local e transmitir credibilidade ao público. Se isso parece distante da sua realidade, você pode começar por meio do Ajude um Repórter, uma rede social que permite a interação entre jornalistas e fontes de informação.

5. Qual ferramenta deve ser usada? 

O cadastro de pacientes sofreu uma evolução nas últimas décadas. As fichas de papel foram substituídas por ferramentas informatizadas, passando pelas planilhas eletrônicas — como o famoso Excel — até chegarem aos softwares próprios para a gestão.

Muitos nutricionistas usam as tabelas do Excel para a manutenção da lista de pacientes. Entretanto, essa não é a solução adequada, uma vez que apresenta diversas limitações, incluindo:

  • os dados ficam presos em uma máquina e são difíceis de acessar e atualizar;
  • não há integração com outras informações, como avaliações clínicas ou planos de tratamento;
  • para criar uma planilha organizada, é preciso ter um bom conhecimento do programa;
  • não tem outras funcionalidades senão gerar uma lista de nomes e dados pessoais.   

Assim, a melhor forma de criar seu cadastro de pacientes é render-se à tecnologia e optar por softwares de nutrição que permitam integrar todos os dados em uma única plataforma. O armazenamento das informações na nuvem garante maior segurança e ainda permite o acesso em diferentes dispositivos.

Além de organizar melhor o cadastro, um sistema próprio para profissionais da nutrição conta com outras funcionalidades, tais como:

  • informações clínicas e nutricionais do paciente;
  • controle da agenda do consultório;
  • registro de medições e exames laboratoriais;
  • base de dados de alimentos;
  • módulo exclusivo para secretária (preservando o sigilo entre profissional e paciente).

Você já ouviu falar que informação é poder? No ramo da nutrição, de nada adianta coletar uma série de dados se eles estão desorganizados ou inacessíveis. Assim, adotar um sistema de gestão próprio para nutricionistas é a melhor maneira de criar seu cadastro de pacientes e aproveitar todo o potencial que ele apresenta.